Kalkulator Faktur

Faktur yang akurat dimulai dengan item baris yang benar.

• Kalikan kuantitas setiap item dengan harga satuannya, lalu jumlahkan semua jumlah baris untuk mendapatkan subtotal.
• Jika Anda menawarkan diskon, terapkan pada subtotal — jangan pada item individual setelah pajak.
• Kemudian hitung pajak dari jumlah yang didiskon (bukan subtotal asli).
• Terakhir, kurangi deposit apa pun untuk mendapatkan sisa tagihan yang harus dibayar.

Urutan ini — subtotal, diskon, pajak, deposit — adalah urutan akuntansi standar yang digunakan oleh perangkat lunak penagihan di seluruh dunia.

Bunga keterlambatan pembayaran mengompensasi Anda atas nilai waktu uang ketika klien membayar setelah tanggal jatuh tempo.

Penghitungannya sangat mudah: kalikan saldo terutang dengan suku bunga harian (suku bunga tahunan dibagi 365) dan jumlah hari keterlambatan.

Sebagai contoh, saldo $5.000 dengan bunga tahunan 12% yang terlambat 45 hari akan mengakumulasi bunga sebesar $5.000 × 0,0329% × 45 = $74,05.

Selalu cantumkan ketentuan keterlambatan pembayaran Anda pada faktur itu sendiri — pengadilan umumnya memberlakukan biaya bunga hanya jika debitur telah diberi tahu tentang tarif tersebut sebelumnya.

Total faktur terbentuk secara bertahap:

• jumlahkan item baris (kuantitas × harga satuan) untuk mendapatkan subtotal
• kurangi diskon apa pun
• tambahkan pajak penjualan yang berlaku pada jumlah kena pajak
• lalu tambahkan biaya lain seperti pengiriman

Sebagai contoh, subtotal $1.000 dengan diskon 10% ($100) dan pajak penjualan 8% dari jumlah bersih $900 = pajak $72, sehingga totalnya menjadi $972.

Kalkulator ini menerapkan diskon, pajak, dan biaya tambahan dalam urutan yang benar sehingga totalnya akurat.

Faktur yang lengkap berisi:

• nama bisnis dan detail kontak Anda
• detail klien
• nomor faktur yang unik
• tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo
• daftar barang/jasa terperinci beserta kuantitas dan harganya
• subtotal, diskon, pajak, total yang harus dibayar
• metode pembayaran yang diterima
• syarat pembayaran

SBA mencatat bahwa faktur yang jelas dan lengkap dibayar lebih cepat serta mendukung pencatatan yang rapi.

Menyertakan nomor unik dan tanggal jatuh tempo sangat penting untuk pelacakan dan dokumentasi pajak.

Jika Anda menjual barang atau jasa kena pajak, Anda umumnya wajib memungut pajak penjualan berdasarkan tarif yang berlaku untuk transaksi tersebut, yang ditampilkan sebagai baris terpisah pada faktur.

Pajak berlaku untuk subtotal kena pajak (biasanya setelah dikurangi diskon). Aturan mengenai apa saja yang kena pajak dan tarif mana yang berlaku bervariasi menurut negara bagian dan wilayah.

IRS dan otoritas pajak negara bagian mewajibkan pemungutan dan penyetoran yang akurat, jadi gunakan tarif gabungan yang benar untuk lokasi pelanggan.

Syarat pembayaran menyatakan kapan pembayaran harus dilakukan:

• 'Net 30' berarti dalam waktu 30 hari sejak tanggal faktur
• 'Due on receipt' berarti segera
• '2/10 Net 30' menawarkan diskon 2% jika dibayar dalam waktu 10 hari

Ketentuan yang jelas menetapkan ekspektasi dan mendukung penagihan.

SBA merekomendasikan ketentuan yang menyeimbangkan hubungan klien dengan kebutuhan arus kas Anda — ketentuan yang lebih singkat atau diskon pembayaran lebih awal mempercepat pembayaran, yang sangat penting bagi likuiditas usaha kecil.

Anda dapat mengenakan biaya keterlambatan — berupa jumlah tetap atau persentase bunga bulanan dari saldo yang jatuh tempo — jika dinyatakan dalam ketentuan Anda dan diizinkan oleh undang-undang setempat, yang membatasi suku bunga yang diperbolehkan.

Sebagai contoh, biaya bulanan 1,5% atas faktur jatuh tempo sebesar $1.000 akan menambah $15 per bulan.

SBA menyarankan untuk mendefinisikan biaya keterlambatan di awal pada faktur. Undang-undang riba negara bagian membatasi tarif maksimum, jadi tetapkan biaya dalam batas hukum dan komunikasikan dengan jelas.

Untuk proyek besar, menagih deposit di muka (misalnya 30-50%) dan sisanya saat selesai akan melindungi arus kas dan mengurangi risiko gagal bayar.

Faktur bertahap menagih dalam beberapa tahap saat pencapaian (milestone) tercapai. Tunjukkan deposit dan pembayaran sebelumnya sebagai kredit terhadap total sehingga sisa tagihan menjadi jelas.

SBA mencatat bahwa deposit umumnya digunakan dalam pekerjaan layanan dan kustom, menyelaraskan pembayaran dengan biaya dan risiko yang Anda keluarkan selama proyek.

Dokumen-dokumen ini melayani tahap yang berbeda:

• estimasi (atau penawaran) mengusulkan harga sebelum pekerjaan dilakukan
• faktur meminta pembayaran untuk barang/jasa yang telah dikirimkan
• kuitansi mengonfirmasi bahwa pembayaran telah dilakukan

Mencampuradukkan ketiganya menyebabkan kesalahan pembukuan dan pajak. IRS mengandalkan faktur dan kuitansi untuk dokumentasi pendapatan.

Terbitkan estimasi untuk memenangkan pekerjaan, faktur untuk meminta pembayaran, dan kuitansi setelah dibayar — masing-masing dengan nomor referensi yang cocok.

Untuk mempercepat pembayaran:

• buat faktur segera
• cantumkan tanggal jatuh tempo dan ketentuan yang jelas
• tawarkan metode pembayaran yang mudah (kartu, ACH, online)
• kirimkan pengingat sebelum dan sesudah tanggal jatuh tempo
• pertimbangkan diskon pembayaran lebih awal

SBA menekankan bahwa penagihan yang cepat dan profesional adalah salah satu pengungkit terbesar pada arus kas usaha kecil.

Mengotomatiskan faktur dan tindak lanjut mengurangi penundaan antara pengiriman pekerjaan dan penerimaan pembayaran.

Kesalahan yang sering terjadi meliputi:

• kesalahan matematika pada subtotal atau pajak
• nomor faktur atau tanggal jatuh tempo yang terlewat
• mengenakan pajak sebelum diskon (atau pada item yang tidak kena pajak)
• syarat pembayaran yang tidak jelas
• tidak menindaklanjuti faktur yang jatuh tempo
• mencampuradukkan faktur dengan kuitansi

Periksa kembali totalnya, beri nomor pada setiap faktur, terapkan pajak dengan benar, nyatakan ketentuan dan biaya keterlambatan dengan jelas, tindak lanjuti dengan segera, dan simpan salinan untuk pajak — IRS mewajibkan catatan pendapatan yang akurat.